Тази статия ще отговори на въпроси от вида:

• Получих уведомление от Google, че Google Workspace акаунтът ни е достигнал 80% от лимита, какво да направя?
• Как мога да проверя колко място е заето от общото в Google Workspace?
• Как мога да увелича мястото на конкретен потребител?
• Направих промени в секция Storage на Google Workspace, но няма промяна при потребителите.
• Google ми предлага ъпгрейд на всички потребители, мога да направя ъпгрейд само на част от тях?

Ако управлявате или отговаряте за Google Workspace във вашата организация и ви е по-удобно да се консултирате директно със специалист по телефон, то ето нашите Контакти.

През октомври 2020 Google представиха Google Workspace. До тогава услугата се казваше G Suite. Освен промяна в името има и други промени, за които сме писали в предни статии. Примерно от 01.02.2023 започва поетапно прехвърляне на клиентите от G Suite към Google Workspace в случай че не са го направили сами. Повече информация за този процес можете да се намери в Прехвърляне от G Suite към Google Workspace.

Смяната на G Suite с Google Workspace бе съпроводено с преминаване към по-прост и гъвкав модел за получаване, добавяне и ценообразуване на хранилище (място, сторидж) на потребителите в Google Workspace. Този модел дава възможност на администратора на услугата (потребителят с права super admin) да има по-голям контрол върху управлението на хранилището за потребителите.

Как се добавяше място при G Suite, както и при стари клиенти на Google Workspace?

Според нас е важно да споменен как беше, защото този начин е познат на повечето клиенти на Google Workspace, а той се променя. До момента имаше два варианта за добавяне на място към G Suite Basic потребител:

• От потребителския акаунт на служителя и заплащане с карта (дебитна / кредитна).

При този вариант можеше да се добавят примерно 100GB, 1TB или друг допълнителен пакет сторидж.

• От партньора на Google Workspace.

При този вариант партньорът на Google добавя услуга Drive сторидж към акаунта в Google Workspace / G Suite на съответния клиент, а клиентът избира варианти на пакети от 20GB до 16TB, които се добавят към съответния потребител.

Какво се промени след появата на Google Workspace към G Suite?

Всъщност много се чудехме как да обясним какво се променя. Промените, чийто ефект се усеща сега не са нещо ново. Тези промени бяха описани още при обявяването на Google Workspace, като наследник на G Suite. Разликата от тогава до сега е, че промените не бяха направени веднага, а във времето и сега след като вече са в сила се усеща ефекта от тях.

От повече от 6м. възможността за добавяне на допълнително място от потребителския акаунт на служителя и заплащане с карта не е налична. Въпреки това има случаи, при които мястото е добавено преди това. При тези случай служителят продължава да си използва допълнителното място. В някакъв бъдещ момент очакваме, че тези потребители ще бъдат уведомени или ще им бъде спряна възможността да обновят абонамента за допълнителен сторидж, закупен с карта.

Другото важно нещо е, че ако имате потребители с допълнително закупеното място с карта, то това място не се добавя към общия сторидж (storage) на организацията в Google Workspace. По-надолу ще обясним какво е общ сторидж и защо му обръщаме толково голям внимание.

Възможността за добавяне на допълнително място от партньора на Google Workspace също се промени. Ако сте нов клиент на Google Workspace или отдавна използвате услугата, но досега не сте използвали Google Drive storage, то партньорът вече няма опция да активира този пакет за вас.

В случаите, когато партньорът е активирал пакета Google Drive storage и имате потребители, чието място е увеличено с 20GB, 50GB или друг размер, то потребителят ще продължи да има възможността да си използва допълнителното място, но то не се добавя към общия сторидж на организацията в Google Workspace, въпреки че организацията заплаща за него. Дали след време ще бъде ограничена тази възможност или не, никой не знае или поне ние нямаме такава информация.

Какво означава това за клиентите на Google Workspace?

При Google Workspace се въвежда понятието pooled storage. Това понятие не се отнася за Google Workspace Business Starter потребители, но за да не ви объркваме допълнително, дори и при Starter ще му казваме така Надяваме се, че с примерите по-долу ще онагледим какво означава то.

Пример 1: Колко е общото мястото на организация с 50 потребителя към Google Workspace Business Starter?

Всеки потребител на Google Workspace Business Starter получава 30GB място за поща, съхранение на документи в Drive и снимки в Photos.

Общото място на тази организация е 50 потребителя х 30 GB = 1500 GB.

Пример 2 Какво е pooled мястото за организация с 50 потребителя Google Workspace Business Standard

Всеки потребител на Google Workspace Business Standard добавя 2TB място към общия сторидж на акаунта на организацията.

Pooled сториджа на тази организация е 50 потребителя х 2TB – 100 TB ( 102 400 GB)

Февруари 2023

От февруари 2023 администраторите на Google Workspace ще започнат да виждат известия в администраторската конзола и по имейл, когато доближат 80% или повече от лимита на pooled мястото на организацията. Как споменахме по-горе към мястото на организацията не се отчита допълнително място закупено към потребител с карта, нито мястото добавено от партньора чрез пакет Google Drive storage. Това че организацията заплаща по един или друг начин за това допълнително хранилище не променя ситуацията.

За да проверите с какво количество общо място разполага организацията и колко е запълнено, администраторът на услугата може да влезе в административния панел за управление на Google Workspace и от менюто в ляво да избере Storage.

Най-честите случаи, при които има надвишаване на общото място са когато в организацията има потребителски акаунт с увеличено място по някой от старите начини описани по-горе. Ето пример с два потребителя, за да е по-ясно.

Пример: Организация Z има два потребителя A и B с Google Workspace Business Starter, като преди време мястото на потребител A е било увеличено с 20GB. Двата потребителя използват 80% от мястото предоставено на потребителските им акаунти. Това означава:

Потребител А разполага с 50GB (30GB + добавени допълнително 20GB).
Потребител B разполага с 30GB.
80% заето място при потребител А – 40GB
80% заето място при потребител B – 24GB
Организацията разполага с общо място 60GB (30GB от потребител А и 30GB от потребител B, както написахме допълнително добавеното място не се брои).

При тази ситуация мястото на организацията е запълнено над 100%, защото тя разполага с 60GB, a общо заетото място е 64ГБ.

Важно: От момента на достигане на лимита организацията разполага с 14 дневен срок да разреши казуса, в противен случай Google Workspace акаунта за тази организация може да бъде спрян от Google.

И сега идва може би най-важния въпрос, а именно какви варианти имаме, ако попаднем в такава ситуация.

Как става увеличаването на място за потребител или за цялата организация при Google Workspace?

Преди да разгледаме вариантите за увеличаване на място, бихме ви посъветвали да проверите има ли възможност да намалите използваното място. Примерно изтриване на стара кореспонденция от пощата на потребителите, изтриване на дублирани или остарели документи от Drive или снимки от Photos.

В случай че няма варианти за намаляване ето какви са опциите за увеличаване на мястото на потребител или общото място на цялата организация.

Увеличаване на мястото при Google Workspace Business Starter потребители.

Вариантът тук е да се направи ъпгрейд към по-висок план, примерно от Google Workspace Business Starter (30GB потребител) към Google Workspace Business Standard (2TB потребител).

Ако работите директно с Google, т.е. закупувате Google Workspace директно от тях, то можете да направите ъпгрейд на всички потребители, но не можете само на част от тях. Или ако имате 50 потребителя на Google Workspace Business Starter и за един не достига място, то трябва да прехвърлите всички 50 потребителя на Google Workspace Business Standard.

Ако работите с партньор на Google какъвто е Солитекс и закупувате услугата от нас, то ние можем да направим разделяне на лицензите и част от потребителите да са на по-висок план, а друга част да си останат на текущия.

Примерно, ако имате 50 потребителя на Google Workspace Business Starter и на един не му достига място, то ние можем да активираме 1 лиценз за Google Workspace Business Standard и да прехвърлим един потребител от Business Starter към Business Standard, a останалите потребители да продължат да използват Google Workspace Business Starter.

По подбен начин можем да увеличим и общия сторидж на организацията, в случай че сте достигнали лимита.

Увеличаване на мястото при Google Workspace Business Standard.

При Google Workspace Business Standard за разлика от Business Starter, нещата са много по-гъвкави. Тук администратора може да зададе максималното място, до което могат да се разпростират потребителите или да остави всеки да използва колкото може от общото място (pooled storage) на организацията. Въпреки това администраторът на Google Workspace освен мястото за потребителите, трябва да имат предвид и Shared Drives, които заемат място от общото място на организацията.

Точно затова единият вариант за закупуване на допълнително място при Google Workspace Business Standard, e като се добави още един Google Workspace Business Standard потребител, който от своя страна ще добави 2TB към pooled сторидж на организацията.

Другият вариант е да се направи ъпгрейд на потребителя, примерно към Google Workspace Business Plus. Като при този вариант трябва да се обърне внимание, че разделение на лицензите може да се направи бързо и лесно от партньор на Google. Разбирайте, ако имате такъв казус, свържете се с нас и ще ви помогнем.

Последният вариант за добавяне на място е чрез активиране на Google Workspace Additional Storage. Това означава да добавите 10TB към pooled сторидж на организацията. Цената е 300 долара без ДДС/месец. В повечето случаи може би ще ви е по-изгодно да приложите някой от горните варианти.

Отказ от поемане на отговорност.

Вариантите и примерите, които споделяме с вас са базирани на нашия опит. Въпреки това точно за вас, може да има по-добро решение или друга комбинация, която би била по-подходяща. Всеки клиент на Google Workspace има уникални нужди и бъдещи планове.

Примерно Google Workspace Enterprise Standard предлага неограничено място, ако търсите и решение за управление на мобилни устройства или Data Loss Prevention, то може да се окаже, Google Workspace Enterprise Standard e по-добро решение.

Поради тази причина, в случай че имате казус, свързан със сториджа в Google Workspace и се чувствате несигурни, няма нужда да експериментирате, по-добре се обърнете към специалист.

За всякакви въпроси свързани с Google Workspace, независимо дали закупувате услугата от Солитекс или директно от Google можете да се свържете с нас – Контакти.

Ще се радваме да ви помогнем.