Надградете Google Docs и Sheets със смарт чипове. Първи стъпки

Обобщение:

  • Смарт чиповете в Google Docs и Sheets могат да подобрят и улеснят работата ви.
  • Смарт чиповете извличат информация от други приложения и услуги.
  • Смарт чиповете се актуализират често и предлагат допълнителна информация за потребители, файлове, карти и други в Google Docs и Sheets.

Какво представляват смарт чиповете на Google Workspace

В Google Docs и Google Sheets можете да добавяте „смарт чипове“, които са кратки информационни елементи. Когато щракнете върху тях или преместите мишката върху тях, те показват повече информация.

Смарт чиповете биват различни видове, в зависимост от информацията, която искате да добавите.

Видове смарт чипове в Google Docs и Google Sheets

Хора

Позволява ви да добавите или редактирате контакт, да изпратите съобщение, да осъществите видео разговор, да видите имейл адреса на човека и др. Контактите в Google вече имат опция за отваряне на подробния изглед в отделен раздел във вашия браузър.

Файлове

Показва собственика на файла, малък преглед с възможност за отваряне на по-голям (ако е подходящо), връзката към файла в съответното приложение на Google или Google Drive и опцията за споделяне на файла.

Събития

Показва данните за срещата от Google Calendar, включително часа, датата и заглавието. Можете също да използвате бутон за копиране на връзка и опция за прикачване на текущия документ към събитието. Можете също така да натиснете клавиша Tab, за да добавите бележки към срещата.

Места

Показва в умален размер мястото в Google Maps, възможност за достъп до по-голяма версия, типа на адреса и опции за копиране на връзката или получаване на инструкции. Смарт чипът за места се предлага само в Google Docs.

Дати

Освен показването на датата, ви позволява да изберете стила на датата и да насрочите среща. Можете да въведете „@today“ или „@tomorrow“ или да въведете цялата дата във формат месец, ден и година. Изберете желания формат на датата, като щракнете върху иконата с форма на зъбно колело. Смарт чипът за дати е допълнителна функция. Ограничен е до Google Документи и изисква знака @ вместо менюто „Вмъкване“.

Падащо меню

Падащо меню смарт чипове ви позволяват да промените текста в документ или електронна таблица, като отварят списък с опции. Потребителите с достъп до документа или електронната таблица могат да изберат всяка опция от списъка. Създайте падащо меню, където можете да добавите текущото състояние на проект: Незапочнат, Блокиран, В процес или Завършен.

Финанси (само в Google Таблици)

Смарт чипът за финанси ви позволява да добавите символа на акциите на търговско дружество под формата на смарт чип в електронната таблица. Интересното е, че когато преместите курсора на мишката върху този смарт чип, той ще ви покаже текущата цена на акциите на компанията. Когато докоснете този чип, се отваря страница на Google Финанси в нов раздел на браузъра, която ви предоставя всички подробности за акциите и компанията.

Хронометър и Таймер (само в Google Документи)

Чиповете за хронометър и таймер могат да се използват само когато имате служебен или учебен акаунт в Workspace. Изберете Вмъкване > Смарт чипове > Хронометър или въведете @stopwatch и натиснете Enter.

Задача (task)

Позволява на екипи да организират и управляват задачи по-ефективно. Примерно в Google Docs може да се създаде таблица с дейностите и срещу всяка дейност, като чип задача да се въведе кой служител ще отговаря за нея.

Чип за гласуване (voting chip)

Използва се в Google Docs, Google Slides и Google Forms и позволява на потребителите да гласуват за предложения в документ, презентация или формуляр.

Променлива (variable)

Чип променлива е функция в Google Docs, която позволява на потребителите да вмъкват динамични данни, като имена, дати и адреси в документ. Създателят на документа дефинира променливата и задава име. В документа се вмъква чип променлива, където е необходимо. При промяна на стойността на променливата, тя се актуализира автоматично навсякъде в документа.

Защо да използвате смарт чипове?

Ето някои от предимствата на използването на смарт чипове в Google Docs и Sheets:

1. Спестяване на място: Смарт чипът е компресиран до един ред текст, заема много малка площ. Той се отваря, когато кликнете върху него или преместите курсора.

2. Намаляване на грешките: Използването на смарт чипове елиминира нуждата от ръчно въвеждане на адреси, телефонни номера, детайли за събития и хора.

3. Помощ за вашите колеги: Хората, които четат вашия документ, могат лесно да намерят допълнителна информация от вас. Това намалява обема работа за ръчно търсене от тяхна страна.

4. По-добра организация: Смарт чиповете ви позволяват да организирате информацията си по-ефективно. Можете да ги използвате за групиране на свързани данни, за проследяване на задачи и за създаване на интерактивни документи.

5. По-добра комуникация: Смарт чиповете ви позволяват да комуникирате по-ефективно с вашите колеги. Можете да ги използвате за споделяне на файлове, за насрочване на срещи и за събиране на обратна връзка.

6. По-добра визуализация: Смарт чиповете могат да ви помогнат да визуализирате вашите данни по-ефективно. Можете да ги използвате за създаване на диаграми, графики и карти.

7. По-добра интеграция: Смарт чиповете се интегрират с други приложения и услуги на Google. Можете да ги използвате за достъп до информация от Google Drive, Gmail, Google Calendar и други.

В обобщение, смарт чиповете са мощен инструмент, който може да ви помогне да подобрите вашите документи, електронни таблици и комуникация.

Как да вмъкнете смарт чипове в Google Документи?

Стъпка 1: Отворете Google Docs

Влезте в профила си в Google и отворете Docs.

Стъпка 2: Въведете „@“

За да вмъкнете смарт чип, въведете символа „@“.

Стъпка 3: Изберете от списъка с предложения

Ще се появи падащо меню. Можете да въведете букви, цифри или символи, за да филтрирате предложенията.

Примери:

  • Ако искате да добавите човек, започнете да пишете неговото име или имейл адрес.
  • Ако искате да добавите себе си, въведете @me.
  • За да добавите файл, въведете @ и името на файла или свързани ключови думи в полето за въвеждане на смарт чипа.

Стъпка 4: Позволете на други ви колеги да попълват смарт чипове.

Можете да добавите смарт чип, който ваш колега може да попълни, като изберете „Плейсхолдър чип“. След това изберете полетата, които вашият колега трябва да попълни в смарт чипа, въз основа на конкретни критерии. Преместете мишката върху чипа, за да видите повече подробности.

Забележка: Смарт чиповете не предоставят незабавен достъп до вашия документ на друг потребител, когато ги споменете. Трябва да споделите документа със сътрудника, за да може той да го редактира.

Когато споменете потребител в смарт чип с @, той не получава незабавен достъп до вашия документ. Можете да предоставите достъп на друг потребител, като споделите документа си.

Как да вмъкнете смарт чипове в Google Таблици?

Стъпка 1: Отворете електронна таблица.

Oтворете Google Таблици от Google Workspace. Отворете електронна таблица и въведете „@“.

Стъпка 2: Добавете смарт чип за хора.

Въведете името или имейл адреса на някого.

Стъпка 3: Смарт чип за файл.

Въведете името на файла или свързани ключови думи.

Стъпка 4: Смарт чип за събитие.

Въведете името на събитието или свързани ключови думи.

Стъпка 5: Смарт чип за място.

Можете да въведете места, адреси и местоположения.

Стъпка 6: Смарт чип за финанси.

Въведете името на това, което искате да следите в Стъпка 7: Google Finance, като: валута, взаимен фонд или акция.

Стъпка 7: Смарт чип за рейтинг.

Като въведете „Rating“ и щракнете върху чипа, можете да избирате от диапазон от оценки от 0 до 5 звезди.

Стъпка 8: Преглед на всички подробности на чипа.

Преместете мишката си върху смарт чипа, за да видите цялата информация.

Бъдете в крак с новостите в Google Workspace!

Абонирайте се за нашия бюлетин, за да получавате:

  • Новости и актуализации за Google Workspace.
  • Съвети и трикове за по-ефективна работа.
  • Ръководства за ползване на различните приложения.
  • Информации за предстоящи събития и уебинари.
  • Специални предложения и отстъпки.