Иновативните фирми по света искат да направят своите екипи възможно най-гъвкави и ефективни в съответствие с бързо променящите се глобални тенденции. Точно заради това подготвихме тази статия за Google Workspace. В момента има разнообразие от варианти, които позволяват на служители от дадена компания да работят заедно по лесен начин. Да поддържат връзка, да създават качествено съдържание и да решават проблеми.

Докато една част от решенията са фокусирани в определена област, примерно, Zoom (поне засега) е с фокус онлайн срещи, представяния, събития, обучения или Dropbox – съхраняване и споделяне на документи, то Google Workspace е интегрирано решение, което от една страна дава иновативен подход за работа, както с помощта на приложения за комуникация, така с набор приложения за съвместна работа.

С помощта на Google Workspace (бившият G Suite) мениджърите могат да обединят своите екипи и да изведат тяхната работа на по-високо ниво. Google Workspace e не само гъвкава и иновативна услуга, тя ще помогне на хората и организациите да постигнат повече. Освен това ще позволи на екипите да работят ефективно от всяко устройство и местоположение.

Какво е включено в пакетите на Google Workspace?

(обяснено на разбираем език и пречупено през нашата призма, без гръмки маркетингови фрази)

• Имейл услуга с помощта на корпоративния Gmail.

Корпоративният Gmail дава възможност за създаване и управление на фирмените имейли чрез Google Workspace. Много често ни питат, дали когато фирмата използва Google Workspace, имейлите ще са от вида – ххххх@gmail.com. Не имейлите не са към ххххх@gmail.com, а към домейна на компанията. Примерно нашите имейли са в Google Workspace, един от нашите домейни е solitex.cloud. Имейлите ни са хххх@solitex.cloud. Точно заради това, когато регистрираме Google Workspace за тест, първият ни въпрос е към кой домейн да се стартира услугата.

Изреждаме малка част от достойнствата на корпоративния имейл на Google Workspace:

Сигурност: топ антиспам и антивирусна защита, както и сигурна защита срещу кражба на потребителски акаунт.

Удобство: може да се използва както през уеб, разбирайте Chrome, Edge, Firefox и други съвременни браузъри, така и през имейл клиент, примерно: MS Outlook, Thunderbird и други. Лесен за настройка и употреба през мобилен телефон, независимо дали е Android или iOS базиран.

Ефективност: интегрирания изглед на корпоративния Gmail в Google Workspace спестява време, като ви предоставя достъп до другите приложения, без да се налага да превключвате екрани.

Безотказност: Услугата просто работи, тя е винаги налична когато ви потрябва. Ако не ни вярвате замислете колко пъти е прекъсвал вашия личен gmail или ако нямате такъв говорете в ваши приятели, които имат личен gmail.

• Google Contacts

Място, в което се съхраняват и управляват контактите на хората, с които си пишете по имейл и контактите от вашия мобилен телефон (в случай че сте настроили Google Workspace потребителския акаунт на телефона).

Функционалности, които може би ще ви заинтересуват:

Адресна книга на всички потребители в Google Workspace.
В така наречения етикет Directory се намира списък на всички служители, които имат създаден потребител в Google Workspace. Хубавото тук е, че тези контакти могат да се синхронизират с телефона ви и винаги когато ви потрябва телефона или имейла на ваш колега, той ще ви е под ръка.

Добавяне на външни адреси, които са достъпни за всички.
Имали сме случай, при които компанията има списък с контакти на външни за фирмата хора и тези контакти трябва да са налични, актуални и да могат лесно да се намерят. При такава ситуация външните контакти могат да се споделят чрез Google Contacts и всички служители да имат достъп до тях.

• Google Calendar

Според нас няма нужда да се обяснява какво е календар, но определено трябва да споделим, че при нас е навлязъл толкова силно, че ако го загубим, все едно някой ни е върна в първи клас. Всяко напомняне, всяка среща, дори понякога малки задачки се записват в календара. Работата ни е толкова динамична, че ако не го направим със сигурност ще го пропуснем или забравим. Много ценно е и лекотата, с която се използва това приложение. Всичко е точно там, където очаквате да го намерите.

• Google Meet

Google Meet e приложение за видеоконферентни разговори, срещи, онлайн обучения. Като функционалности, може би не се отличава драстично от Zoom, Teams, Skype.

Няколко неща, които го правят незаменимо (или поне за нас е така):

Винаги работи, имате ли Интернет, значи винаги можете да се срещнете с някого онлайн, без да се притеснявате от проблеми.

Лесно за използване, не се изискват специални познания, за да се използва, както от човека, който организира срещата, така и от участниците. Работи през браузър, това означава, че не трябва да се инсталира нищо на компютъра, за да се срещнете с някой онлайн. Правим леко отклонение, браузърът също трябва да се инсталира, но между нас казано последни 10 години не сме срещнали компютър, които да няма инсталиран браузър.

• Google Chat

Приложение за бързи съобщения между двама или група от хора. В личния живот хората много често използват Viber, WhatsApp, Signal или някое друго приложение.

Според нас обаче в корпоративния свят, където човекът е част от дадена компания, използването на лични потребители за служебни неща не е добре. В Chat от Google Workspace потребителят се представен чрез фирмения си профил.

Освен това ни прави впечатление, че по-младите служители предпочитат комуникация през чат, за сметка на комуникация по имейл Може би някой ден чата ще измести имейла, като установен канал за комуникация между компаниите.

В Google Chat са включени и така наречените Spaces, „място“ където да обедините всички колеги от вашия отдел или колеги по проект, в което да се обменя информация между всички участници, включително файлове, документи, задачи, видеоконферентни разговори и други.

• Google Drive

Място за съхранение и споделяне на файлове и документи. В Google Drive могат да се съхраняват всякакви видове файлове, примерно: Excel, PowerPoint, Word, Autodesk AutoCad, Illustrator, Photoshop, PDF, Архивирани файлове (.ZIP, .RAR, tar, gzip), Аудио формати (MP3, MPEG, WAV, .ogg, .opus), Снимки (.JPEG, .PNG, .GIF, .BMP, .TIFF, .SVG)

По-интересното обаче е, че можете да ги споделите по всяко време, с който решите. А най-интересното е, че можете няколко човека да отворят Google Doc Sheet, Slide, Word, Excel или PowerPoint файл и да го редактират едновременно. Може би някои от вас си казват ами какво от това. За тях ето няколко въпроса, върху които да се замислят:
1) Налагало ли ви се е да отворите документ от файловия сървър през телефон? Колко лесно беше?
2) Как обменяте документи с колегите? Изпращате ги като прикачени по имейл ли? Къде след това ги запазвате?
3) Налагало ли ви се е да работите от вкъщи? Как достъпвате фирмените документи, през VPN ли?
4) Какво става когато се наложи заедно с колегите да редактирате един и същ документ? Изчаквате се или си го прехвърляте по електронната поща?

Всички въпросите по-горе са свързани с остарели навици за работа, които губят много време. По-страшното е, че до толкова някои хора са свикнали с тях, че не разбират, не се усещат колко много време им коства това. За всички тях, споделяме, че има и по-лесен начин, който си заслужава усилието човек да се научи да го използва.

• Google Docs, Sheets и Slides

Стигнахме до Google документи: Docs се използва за създаване и редакция на текстови документи, или за всичко онова, за което бихте използвали MS Word. Sheet – използва се за създаване и редакция на таблици, за всичко онова, за което бихте използвали MS Excel. Slides от своя страна се използва за подготовка и редакция на презентация или за това, за което бихте използвали MS PowerPoint.

Достойнствата на Docs, Sheets и Slides ще ги намерите при дейностите свързани със съвместна работа по файлове с колегите. Смятаме, че там те са ненадминати и пестят много време на потребителите им.

• Google Sites

Sites дават възможност за създаване на уеб сайт от хора, които не разбират от PHP или HTML. Най-честото приложение, поне при фирмите, с които работим е изграждане на вътрешен портал за компанията, които е затворен в рамките на организацията.

Различни цени и тарифни планове

В момента Google Workspace предлага на своите потребители няколко ценови плана с различни функции и възможности:

• Business Starter: €5.20 без ДДС на месец за един потребител. Предлага се с 30 GB място за съхранение на поща и документи в Google Drive.
• Business Standard: €10.40 без ДДС на месец за един потребител. Осигурява 2 TB място за съхранение и допълнителна защита и администраторски контрол.
• Business Plus: €15.60 без ДДС на месец за един потребител. Предлага се с 5 TB хранилище в облака и подобрена сигурност.
• Enterprise. Предоставя се в три варианта: Google Workspace Enterprise Essentials, Standard и Plus. За да получите оферта за него трябва да се свържете с нас. Дава възможност за неограничено място за съхранение и много напредничав контрол на сигурността.

Фирми или организации с до 300 служители могат да закупят планове Google Workspace Business Starter, Business Standard и Business Plus. Това е лимитът за първите три плана, от които най-големият е Business Plus.

Планът Enterprise е без ограничения в броя на потребителите към него. Той не притежава определен максимален брой потребители.

Поредното достойнство на Google Workspace e, че всички планове са описани прегледно и лесно разбираеми. Така че е удобно да избирате от списъка, предлагащ ви различни функционалности. Google Workspace предоставя на своите потребители ясни варианти за плащане. Те са месечни или годишни, с възможност за превключване между тях.

Що се отнася до конкретните разходи за всеки план, то на фирмата ви ще и е лесно да предвиди колко ще и струва Google Workspace. Въпреки това има варианти за оптимизации на броя на използваните лицензи, миксиране на планове и други, чрез които да се извлече максимума за по-нисък месечен бюджет.

Тук определено можем да помогнем, защото познаваме много добре възможностите на Google Workspace плановете и вариантите за оптимизация.

Предназначения на различните планове

Всички планове на Google Workspace предоставят инструменти за комуникация: Gmail, Calendar, Meet, Chat, както и инструменти за съвместна работа: Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms и Sites.

Това означава, че независимо кой план изберете (без Google Workspace Enterprise Essentials) всички служители ще разполагат с еднакъв набор от инструменти за работа.

Разликите между плановете идват от допълнителни функционалности или количествени параметри. Примерно всички планове ви предлагат защитен корпоративен имейл, но Google Workspace Business Plus позволява на клиентите да съхраняват електронни документи и имейли на едно допълнително място, наречено Google Vault. Във Vault нещата се запазват за определен период или завинаги, независимо дали потребителят е изтрил имейл или документа при себе си.

Ето друг пример с една от най-популярните функции с подобрена възможност за провеждане на екипни срещи с Google Meet. Тук разликата между плановете е проста: Business Starter и Business Standard предлагат срещи за до 100 или 150 участника. Google Workspace Business Standard дава възможност за запис на тези срещи, докато Google Workspace Business Starter потребителя, няма такава възможност. Business Plus позволява повече участници – 500, също така: видеозапис и проследяване на присъствието. Планът Enterprise Standard ви дава всички функции на Business Plus. Освен това ви позволява да използвате заглушаване на шума. Предлага ви и предаване в реално време (streaming) към потребители от корпоративния домейн или от „доверени“ домейни.

Кой план на Google Workspace е подходящ за вашия бизнес?

Планът Business Starter е най-подходящ за организации с екипи от пет или по-малко служители. Този план е най-добър за фирми, които се нуждаят от корпоративен домейн с основни функции за сигурност и управление. Но не им е необходимо много място за съхранение.

Business Standard и Business Plus са подходящи за средни до големи организации, които изискват голям капацитет в хранилището. Освен това имат нужда от усъвършенствани онлайн срещи с голям брой участници и допълнителни функции. Тези планове са подходящи и за компании, които искат по-високо ниво на сигурност и административен контрол върху своите данни.

Фамилията от планове Google Workspace Enterprise говори сам за себе си. Те предоставят най-доброто работещо решение за големи организации. В тях са включени мощни функции за сигурност и защита на данните. Ще получите най-доброто сътрудничество за онлайн срещи, неограничено място за съхранение и много други важни неща. С помощта на Enterprise можете да създадете най-ефективната, сигурна и стабилна работна среда.

Стига теория. Мога ли да изпробвам на практика?

Като партньор на Google, ние от Солитекс можем да ви осигурим 30 дневен безплатен тест, към всеки от плановете на Google Workspace. Можете разбира се да тествате услугата директно през Google, като при този вариант Google ще ви предоставят само 14 дневен тест.

От заявка за тест до получаване на работещ Google Workspace акаунт.

В тази секция бяхме решили да опишем всяка стъпка от процеса, така че да знаете какво ви очаква предварително при регистрация на тест към Google Workspace. От друга страна, при всеки тест, който организираме, ние сме ръка за ръка с клиента и го водим стъпка по стъпка до момента, в който получи достъп до услугата.

При тази ситуация решихме да не описваме самия процес, а само да споделим, че ако искате да тествате Google Workspace, изпратете ни информация за следното:

1) Домейн:
2) Име, фамилия на лице за контакт:
3) Тел. на лице за контакт:
4) Алтернативен имейл адрес:
!!!! Алтернативният имейл е много важен. Той трябва да е различен от имейлите, които ще създадем към домейна от 1).
Примерно, ако домейнът е ххххх.com и имейлите са от вида abc@ххххх.com, алтернативният имейл не трябва да е @ххххх.com, а друг.
Може да е към друг домейн или безплатен имейл към gmail.com, abv.bg и т.н.

6) Първи потребител и супер администратор на Google Workspace:
Имейл адресът на първия потребител към домейна, който ще използва Google Workspace. Този потребител автоматично става и супер администратор на Google Workspace.