5 техники за по-ефективно управление на електронна поща

(с помощта на Gmail)

Електронната поща се наложи като най-популярния начин за корпоративна комуникация в световен мащаб. Въпреки това ако не управлявате подходящо имейла си, то той ще се превърне във ваш враг.

Нашата компания е партньор на Google за G Suite и до момента сме участвали в проекти по миграция на десетки хиляди пощенски кутии на служители към корпоративния Gmail, включен в G Suite.

Този факт ни дава самочувствието да смятаме, че разбираме от поща и можем да дадем добри съвети, как човек може да управлява имейла си по-ефективно.

Предлагаме няколко техники, които да си признаем не са измислени от нас, но въпреки това смятаме, че ако приложите някоя от тях, ще ни бъдете благодарни в бъдеще.

ТЕХНИКА 1: Създаване на график за проверка на пощата около пиковите часове

Прочетете и отговаряйте на имейлите си само два пъти на ден. За да започнете, наблюдавайте имейлите си за един ден, без да отговаряте, за да получите снимка кога вашата пощенска кутия е най-натоварена.

Влезте в акаунта си веднъж на всеки час, запишете колко имейла сте получили във вашата пощенска кутия и отбелязвайте двата часа от деня, когато вашата входяща поща е най-активна.

След това създайте график около пиковите си часове и проверявайте имейла си само в онези моменти.

ТЕХНИКА 2: OHIO (ONLY HOLD IT ONCE)

Ерик Шмид използва метода OHIO (ONLY HOLD IT ONCE). Това означава, че Шмид незабавно отговаря на имейли, които отнемат по-малко от две минути, така че той не преразглежда малки задачи многократно.

Например, ако имате имейл с молба да потвърдите времето за среща, отговорете му веднага. Но ако получите имейл с дълга поредица от въпроси, вършете това, което работите сега, преди да му обърнете внимание.

В тази връзка, в случай че няма да работите по имейла веднага, можете да използвате функцията Snooze / Отлагане в Gmail. Тя позволява да отложите имейла за друг ден и/или час. По този начин имейлът ще “изчезне” от входящата ви поща и след това в определения от вас ден и час, разбирайте момента, в който сте решили да му обърнете внимание, ще се появи най-отгоре във Входящата поща.

ТЕХНИКА 3: СИСТЕМАТА ИМЕЙЛИ В 3 ПАПКИ

Основателят на Lifehacker Джина Трапана има система за минимизиране на разрушителна сила на електронната поща. Можете да използвайте нейната 3-папкова система за електронна поща, за да категоризирате по-добре имейлите си.

Папката „Проследяване“ е за имейли, които изискват отговор; „Задържане“ е за съобщения, които ще се обработват в бъдеще, а „Архив“ е за имейли, които не се нуждаят от отговор.

Имайки предвид горното, не спирайте да разчиствате, докато входящата ви поща има по-малко от 50 имейла.

Тази техника може да се реализира много лесно в Gmail, защото тя е “вградена” там отдавна. За целта трябва да използвате Приоритетна вх. поща / Priority Inbox.
(Настройки >> Преглед на всички настройки >> таб Вх. Поща >> секция Тип входяща поща: >> падащо меню >> Приоритетна вх. поща )

При Приоритетна вх. поща екрана на входящата ви поща се разделя на три части.

В първата част са Важни и непрочетени – там са всички имейли, които сте маркирали като важни и не са прочетени. В самото начало Google не знае кои имейли са важни за вас и затова ще ви се наложи да го обучите, като маркирате важните имейли със жълтата стрелка.

След това е секцията Със звезда, тя може да се използва за онези имейли, на които не сте отговорили веднага и се нуждаят от повече време.
(За да отиде имейл в секция звезда, трябва да маркирате имейла със звезда.)

И най-долу са Всички останали имейли.

Работейки по този начин, ще можете да се фокусирате върху важните неща, а когато ви остане време да обърнете внимание на Всички останало.

И последно за писмата, по-които няма какво да правите, можете да ги архивирате, като използвате бутона Архивиране (маркирате имейла и щракате на икона Архивиране / Archive, намира се най-горе в ляво на екрана).

 Разберете повече, ако идеята да използвате корпоративен Gmail от G Suite ви харесва

ТЕХНИКА 4: ПРАВИЛАТА <50, <24

Трудно е да разберем как изглеждат на куп милиард долара и поради това е трудно да се каже какво бихме направили с тези пари, ако ги имахме. Същото важи и за вашата пощенска кутия. Трудно е да преглеждате входящата си поща с 1000 имейла в нея.

За да държите вашата пощенска кутия под контрол, трябва да чувствате, че е можете да я управлявате. За целта можете да си поставите 30-дневно предизвикателство. През това време без да спирате да разчистите имейлите, докато входящата ви поща стане с по-малко от 50 имейла (това е една страница във входящата поща на Gmail). Осен това втората цел е всички да получат отговор след по-малко от 24 часа (ако получите имейл през уикенда, отговорете в понеделник).

След 30 дни ще се получат две неща. 1) веднага ще бъдете хванати, ако започнете да изоставате и 2) никога няма да завършите ден или да започнете сутрин, усещайки, че вашата пощенска кутия е звяр, който не може да бъде опитомен.

Времето, което отделяте за управление на електронна поща, ще намалее, ако си поставите като цел да поддържате обема на имейлите под определен праг на дневна база.

ТЕХНИКА 5: ЕДИН МЕСЕЦ ЗА ОТПИСВАНЕ

За един пълен месец се отпишете от имейл списъци (бюлетини, нюзлетъри,…) и известия, като спазвате безмилостна методичност. 30 дни са достатъчно време, за да разберете всички места, към които сте се абонирали (или са ви абонирали, без ваше знание). Също така през този период вземете решение, дали да останете абонат или да се отпишете.

Не хитрувайте, без архивиране или изтриване на емейли, само за да ги изчистите от Входящата поща. За всеки имейл тип бюлетин, известие, нюзлетър и т.н., който получите в продължение на един месец, трябва да вземете решение, дали да продължите го получавате или да се отпишете.

В допълнение към горната техника, можете да използвате категориите в Gmail.

С помощта на Категории можете да отсеете важната кореспонденция от известия от Социални медии, бюлетини на партньори, Рекламни съобщения на доставчици и т.н.

Идеята зад това разделяне според нас е гениална, ежедневно проверявата катергория Основна, а когато имате време влизате и чете имейлите от другите категории.

Важно: В началото ще ви се наложи да обучите Google, като му помогнете да разбере кои писма в коя категория да се получават. Обучението става като местите получените писма от неподходящата категория към подходящата.

В крайна сметка усилието си заслужава, защото след време важната поща ще ви идва само в категория Основна и когато сте затрупани от работа няма да си губите времето с не чак толкова важни и спешни имейли от другите категории.

 

Научете повече за G Suite

(… и за какво можете да разчитате на нас)

Виж повече >