5 ТЕХНИКИ ЗА БЪРЗО СЪЗДАВАНЕ НА ИМЕЙЛИ

Въпреки съществуващите техники за управление на входящата поща, стресът от действително изготвяне на нов имейл или отговор на вече получен имейл, може да доведе до загуба на повече време от нормалното. За тези от вас, които изпитват болка само при мисълта за подготовка на нов имейл, имаме набор от техники, които могат да ви помогнат. Съществуват подходи, които да направят този процес по-малко болезнен и най-важното – по-малко отнемащ време.

ПРЕХВЪРЛЕТЕ НАПРЕД

Първото и най-важно, помислете дали изобщо трябва да отделите време за писане на имейл.

Ако имейлът не е предназначен за вас или не сте най-подходящия човек, който да отговори на въпроса, то тогава го препратете веднага на правилния човек, вместо да си правите труда да търсите решение на проблема.

Има тенденция добрите служители да се опитват да помагат на хората и това се отнася и за получените имейли във входящата им поща. Забелява се обаче, че ако тези служители се опитват да решават казуси, които не са техни проблеми или в техните компетенции – това е лош сценарий. Затова, моля напред с безмилостно прехвърляне на имейлите към подходящите хора.

Въпреки горния съвет още по-лош е сценария при, който служителят остава на веригата, дори и след като е препратил имейла на някой друг – входящата му поща се задръства, дори и да не носи отговорност пред някой. Ако това се случи с вас, говорете или уведомете правилния човек, че трябва да бъдете извадени изцяло от веригата с имейл кореспонденции.

ПРИЛОЖЕТЕ ПРАВИЛОТО НА ДЖЕФ ХОФМАН

Марк Твен веднъж казва: „Нямах време да напиша по-кратко писмо, вместо това написах дълго.“

Един прост трик за писане на имейл от обучителя по продажби Джеф Хофман, който ще ви накара да съкратите имейлите си, без това да ви забави. Използвайте мобилния си телефон в началото, за да подготвите черновата. Щом изпълните екрана на телефона (точно преди да започне новия текс да скрива полетата на имейла в горната страна на екрана), спрете да пишете.

Използването на екрана на телефона ви като граница за дължината на имейл, ще ви подтикне да пишете по-кратки съобщения. Това с кратките имейли е особено важно, като се има предвид, че по-малко от 30% от получателите смятат дългите имейли за приемливи, а същевременно мобилния трафик на имейли се е увеличил с над 300% от 2011 г.

(С други думи, има много голям шанс получателят да чете имейла ви на телефона си.)

ИЗПОЛЗВАЙТЕ ГОТОВИ ШАБЛОНИ ЗА ОТГОВОР

В пощата можете да настроите готови шаблони за отговор, така че да са ви под ръка, винаги когато ви потрябват. По този начин, когато отговаряте на имейл, можете да изберете подходящия и той ще се появи в имейла.

За да настроите готови отговори в Gmail, следвайте стъпките:

1. Отворете Gmail, кликнете върху иконата “зъбно колело” в горния десен ъгъл и изберете „Преглед на всички настройки“.
2. Кликнете върху раздела „Разширени“, намерете секция “Шаблони” и щракнете върху „Активиране“. Отидете най-долу и кликнете върху „Запазване на промените“.

За да създадете шаблонен отговор, съставете нов имейл и щракнете върху иконата с трите точки една под друга в долния десен ъгъл на новия имейл. Изберете „Шаблони“ и след това „Запазване като шаблон” >> “Запазване като нов шаблон”. Сложете име на шаблонния отговор и запазете.

Всеки път, когато искате да използвате шаблония отговор, просто отидете на иконата с трите точки (в долния десен ъгъл на имейл прозореца), изберете „Шаблони“ и кликнете върху този шаблонен отговор, който искате да използвате.

 Google Workspace – корпоративна поща без спам и вируси. Разберете повече

ИЗПОЛЗВАЙТЕ ШАБЛОНИ ЗА НОВИ ИМЕЙЛИ

Точно както готовите шаблони за отговор могат да ви спестят време, когато отговаряте на имейл, изготвянето на нови имейли може да стане по-бързо, ако разполагате с готови шаблони за работа. Има множество често използвани имейли, като: запитване за цена, заявки за участие в търгове, искане за среща за обяд или просто среща и др.

Следващия път, когато изготвяте подобен нов имейл, запазете копие от него за себе си, така че да имате какво да използвате отново.

Или ако използвате Gmail, можете да го запишете като шаблон, като следвате инструкциите в горната секция за шаблоните отговори.

ИЗПОЛЗВАЙТЕ КАЛЕНДАР ЗА СРЕЩИ

Точно както шаблоните елиминират част от времето, което бихте загубили при повтарящи се задачи, има и начини за автоматизиране и на други дейности, за които използвате имейла.

Една от тях е насрочване на среща. Вместо да си пишете имейли назад и напред, за да резервирате среща, използвайте календар, които да ви помогне да автоматизирате този процес.

Примерно в Календара на Google Workspace (новото име на G Suite), можете да създадете “Интервали за срещи” и да ги предоставите на вашите колеги или потенциални клиенти, така че да им позволите сами да си резервират срещи с вас в календара ви автоматично.

Научете повече за Google Workspace

 

 

 

(… и за какво можете да разчитате на нас)

Виж повече >