Обобщение:

• Ежедневната работа с електронна поща, може да губи доста от вашето време.
• За да управлявате пощата си ефективното се изисква осъзнаване на проблема, желание за справяне и начини, чрез които да се постигне.
• В статията 5 техники за по-ефективно управление на електронна поща (с помощта на Gmail) ви представихме първите 5 идеи.
• Добавяме още четири техники – СПРИНТ И ПОЧИВКА, СЪВЕТИ И ОТГОВОРИ НА DUHIGG, SCAN-BLOCK-ASK, INBOX TRIAGE.

ТЕХНИКА 6: СПРИНТ И ПОЧИВКА

Работете с пощата на 90-минутни “спринтове”, последвани от 10-15 минути „почивка“.

Физиологът Натаниел Клейтман, пионер изследовател на съня, който открива REM съня, е добре известен с това, че наблюдава, че хората редуват прогресивно между лек и дълбок сън в 90-минутни периоди.

Според статия в Harvard Business Review от Тони Шварц, Клейтман открива, че работим в същия този 90-минутен ритъм през деня, като се движим постепенно през периоди на по-висока и по-ниска бдителност.

Идея: Определете време за задачи с нисък стрес, като триене на имейли или управление на входящата поща?

ТЕХНИКА 7: СЪВЕТИ И ОТГОВОРИ НА DUHIGG

Всеки път, когато имате желание и направите нещо по въпроса, наградата, която получавате от него, създава неврологичен път във вашия мозък. Независимо дали става въпрос за изпушена цигара с високо съдържание на никотин или удовлетворение от това, че сте обработили всички имейли във входящата поща.

Когато повторите това действие и отново изпитате същото удоволствие, този неврологичен път става малко по-дебел, а следващия път още по-дебел. Колкото по-дебела става тази пътека, толкова по-лесно е импулсите да се движат по нея.

Така че, когато се опитате да изгоните навика – примерно, да проверявате постоянно имейла си – всъщност се опитвате да използвате сила на волята, за да унищожите невронния път. Ако имате проблеми с премахването на този навик за постоянна проверка на електронна поща, ето какво ви предлага Charles Duhigg:

1. Диагностицирайте желанието, което определя навика.
2. Диагностицирайте възнаграждението, което получавате от извършването на този навик.
3. Заменете навика си с дейност, която се задейства от старо желание и носи старата награда или версия на нея.

Aко имате лош навик да проверявате имейла си на всеки 30 минути, първо диагностицирайте причината. Задайте си въпроси като: Колко е часа, когато чувствам желание да си проверя имейла? Къде съм? Кой друг е наоколо? Какво направих точно преди това?

Аха, това е! Примерно осъзнавате, че ви е станало навик да проверявате имейла веднага след като проверите Facebook, защото те са един до друг в лентата на отметките ви.

Сега, диагностицирайте наградата. Какво желание удовлетворява четенето на имейли? Може би удоволствието се подсилва от това, че не знаете нищо новополучените имейли във входящата поща и следователно може да пропуснете спешни случаи, които ако не проверите пощата ще откриете по-късно.

Разберете какво ви удовлетворява в този навик и след това го заменете с нещо, което ще ви направи по-продуктивни. В такъв случай бихте могли да създадете автоматичен отговор, който да уведомява хората, че ще отговаряте на имейли за по-малко от 24 часа, но те могат да се свържат с вас по телефона при спешни ситуации, изискващи бърза реакция.

 Корпоративна поща без спам и вируси, споделяне на файлове, вместо изпращане като прикачени по имейл и още други с помощта на G Suite. Разберете повече

ТЕХНИКА 8: SCAN-BLOCK-ASK

Имейлът е много често срещана и важна форма на комуникация за много хора, така че не винаги е възможно да го игнорирайте и да работите по вашия собствен списък със задачи.

В такава ситуация системата Scan-Block-Ask може да ви помогне:

1. SCAN (Сканирайте) входящата си поща сутринта за неотложни и важни неща, след това затворете пощенската кутия и отворете вашия действителен списък със задачи.
2. BLOCK (Блокирайте) време във вашия календар за обработка на имейлите. Планирайте обработка на интервали, които имат смисъл всеки ден. Понякога ще влезете във входящата си поща за 30-на минути, а друг път ще отнеме повече време.
3. ASK (Запитайте) себе си дали това е най-доброто използване на вашето време в момента. В повечето случаи отговорът ще бъде „не“. Този процес ще ви позволи да поставите имейла на правилното място в списъка ви със задачи.

ТЕХНИКА 9: INBOX TRIAGE

Може би често чувате думата „триаж“ от много сериали с медицинска тематика, въпреки това ето кратък урок по история. Концепцията за медицинския триаж е разработена по време на Наполеоновите войни от главния хирург на Наполеон – Доминик Жан Лари. Той създава процес за определяне на приоритета на лечението на ранените пациенти въз основа на тяхното състояние.

Пациентите са били групирани в три категории:

1. Тези, които вероятно ще умрат, независимо от грижите, които ще получат.
2. Тези, които има вероятност да живеят, независимо от това, какви грижи ще получат.
3. Тези, за които незабавната помощ може да има положителна промяна в посока на тяхното оцеляване.

“Умиращите“ пациенти ще получават морфин и ще бъдат оставени в максимално удобни условия. „Живите“ пациенти бързо ще бъдат зашити, почистени и изселени. Това позволява на лекарите да отделят по-голямата част от времето си за работа по трудни случаи и наистина да спасят хора.

Принципът за категоризация на ранените пациенти, може да се приложи и за имейлите във пощата:

1. Имейли, които трябва да бъдат изтрити / архивирани групово. Примерно: Промоционални имейли и социални известия.
2. Имейли, с които трябва да се справите бързо ( “шийте и продължете напред”). Примерно: Покана, на която просто трябва да изпратите RSVP или имейл, на който можете да отговорите кратко и без допълнителни дейности.
3. Имейли, които изискват реална работа.  Примерно: Съобщение от клиент или колега, което ще изисква събиране на информация, дълъг отговор или друга съществена работа.