Софияплан е общинското предприятие, което се грижи за това как София да бъде едновременно красива и функционална за жителите и гостите си. В Софияплан работят 30-тина специалисти – пълни с енергия и търсещи по-добрите решения.

Ключови проекти на Софияплан са Визия за София (дългосрочна стратегия за развитие на Столична община до 2050), Планът на София (действащият Общ устройствен план и предстоящото му изменение) и Програма за София (планът за интегрирано развитие на Столична община за периода 2021-2027 година). Предприятието разработва още анализи, планове, стратегии и политики за устойчивото развитие на Столична община.

Водещи принципи в работата на Софияплан са осигуряването на максимална прозрачност в решенията за планирането на общината и възможности за участие на гражданите и експертите в информиран разговор за бъдещето на града.

През годините сме ползвали различни платформи за работа в офиса, разказва Директорът на дружеството Любо Георгиев – усмихнат и динамичен млад човек, архитект и урбанист, който изглежда е успял да съчетае двете си страсти в една позиция.

По предложение на служителите още преди няколко години започнахме да използваме Google Drive, защото ни даваше възможност да архивираме в облачното пространство и споделяме само линкове към работни файлове, а не самите файлове, разказва Любо. Нашите файлове, поради естеството на работата ни, са доста големи, а често по тях работят едновременно двадесетина от колегите ни, допълва Силвина Фурнаджиева, която отговаря за работните процеси и тяхната оптимизация. Често и външни експерти биват включвани в работата по различни проекти.

Всичко това дефинира двете основни изисквания към платформата за офис-работа, от която се нуждае Софияплан – надеждна възможност за споделена и дистанционна работа.

Преди малко повече от година организацията избира конкурентно на Google Workspace решение, но след въвеждането му започват и проблемите. „Срещахме големи затруднения със споделената работа и синхронизацията на файловете, когато множество служители работеха едновременно по конкретен документ. Като резултат се създаваха множество копия на един и същи файл, а голямата част от времето на служителите ни се използваше за откриване на дублиращи се файлове и грешки“ – казва Любо. Календарът на платформата и настройките на пощите също им създавали много затруднения. А в същото време, „служителите, отговарящи за поддръжката и обслужването на клиенти, разочароващо за нас, или не успяваха да намерят решение, или го намираха, но отнемаше минимум два-три дни за всеки конкретен проблем“, допълва Силвина. Интеграцията на отделните продукти в платформата също е слаба.

Софияплан са принудени да започнат да търсят алтернативи, защото ефективността на работата драматично спада, а недоволството на потребителите расте. Разглеждат няколко алтернативи и се спират на Google Workspace, на първо място, защото това е предпочитаното от самите потребители решение. Организацията има вече частичен опит с Drive и мнозина познават и използват редица приложения на Google посредством личните си gmail.com потребители. Точно заради това те убедено застават зад избора на Google Workspace. Платформата просто работи – надеждно и сигурно, независимо от това колко потребители едновременно работят върху един и същи документ.

„Разбира се, това, че цената на Google Workspace беше по-добра от тази на решението, което ползвахме до момента, също беше определящ фактор.“, споделя Любо. А за Силвина изборът на Google Workspace е продиктуван от една страна от факта, че всички услуги са много добре интегрирани, а от друга – защото могат да разчитат на стабилна облачна услуга, което ги прави спокойни за работния процес.

За разлика от много други организации, в които смяната на основната работна платформа води до стрес у потребителите, в Софияплан с въвеждането на Google Workspace, организацията се връща в нормалния и желан ритъм на работа. Или както казва Силвина: „Потребителите почувстваха облекчение“.

За ролята на Солитекс И.Б.С. като партньор по внедряването на Google Workspace в Софияплан и Любо, и Силвина споделят изключителното си задоволство. Солитекс са спечелили тяхното доверие с бързата си и компетентна реакция, с демонстрираното желание да спечелят проекта и с изключително задълбочените си познания, както за продукта, така и за процеса на миграция.
За Любо немаловажен фактор е и че Солитекс са проявили максимална гъвкавост и в процеса на договаряне, отчитайки спецификите на работа на едно общинско предприятие, каквото са Софияплан.

Силвина изтъква това, че всеки път, когато са имали въпрос, са получавали бърз и компетентен отговор. Впечатлена е и от познанията на специалистите от Солитекс, както за платформата, от която мигрират към Google Workspace, така и за самия процес по миграция. Споделя, че техният план за изпълнение на проекта е предвиждал далеч повече дейности, които да трябва да свършат сами, а се оказало, че партньорите им от Солитекс са поели значителна част от работата, дори преди клиентът да поиска това от тях.