Софияплан избра Google Workspace, водена от желанието на служителите си

история на клиент:


Софияплан избра Google Workspace, водена от желанието на служителите си

Кой се занимава с това София да бъде едновременно красива и функционална за жителите и гостите си?

Софияплан е общинското предприятие, което се грижи за това как София да бъде едновременно красива и функционална за жителите и гостите си. В Софияплан работят 30-тина специалисти – пълни с енергия и търсещи по-добрите решения.

Ключови проекти на Софияплан са Визия за София (дългосрочна стратегия за развитие на Столична община до 2050), Планът на София (действащият Общ устройствен план и предстоящото му изменение) и Програма за София (планът за интегрирано развитие на Столична община за периода 2021-2027 година). Предприятието разработва още анализи, планове, стратегии и политики за устойчивото развитие на Столична община.

Водещи принципи в работата на Софияплан са осигуряването на максимална прозрачност в решенията за планирането на общината и възможности за участие на гражданите и експертите в информиран разговор за бъдещето на града.

Платформа, предоставяща надеждна възможност за споделена и дистанционна работа, това е изискването на Софияплан.

През годините сме ползвали различни платформи за работа в офиса, разказва Директорът на дружеството Любо Георгиев – усмихнат и динамичен млад човек, архитект и урбанист, който изглежда е успял да съчетае двете си страсти в една позиция.

По предложение на служителите още преди няколко години започнахме да използваме Google Drive, защото ни даваше възможност да архивираме в облачното пространство и споделяме само линкове към работни файлове, а не самите файлове, разказва Любо. Нашите файлове, поради естеството на работата ни, са доста големи, а често по тях работят едновременно двадесетина от колегите ни, допълва Силвина Фурнаджиева, която отговаря за работните процеси и тяхната оптимизация. Често и външни експерти биват включвани в работата по различни проекти.

Всичко това дефинира двете основни изисквания към платформата за офис-работа, от която се нуждае Софияплан – надеждна възможност за споделена и дистанционна работа.

Не всички платформи за комуникация и съвместна работа предлагат еднакви решения...

Преди малко повече от година организацията избира конкурентно на Google Workspace решение, но след въвеждането му започват и проблемите. „Срещахме големи затруднения със споделената работа и синхронизацията на файловете, когато множество служители работеха едновременно по конкретен документ. Като резултат се създаваха множество копия на един и същи файл, а голямата част от времето на служителите ни се използваше за откриване на дублиращи се файлове и грешки“ – казва Любо. Календарът на платформата и настройките на пощите също им създавали много затруднения. А в същото време, „служителите, отговарящи за поддръжката и обслужването на клиенти, разочароващо за нас, или не успяваха да намерят решение, или го намираха, но отнемаше минимум два-три дни за всеки конкретен проблем“, допълва Силвина. Интеграцията на отделните продукти в платформата също е слаба.

Има ли нещо по-хубаво от това, служителите сами да изберат решението, което ще им върши работа и ще използват с удоволствие?

Софияплан са принудени да започнат да търсят алтернативи, защото ефективността на работата драматично спада, а недоволството на потребителите расте. Разглеждат няколко алтернативи и се спират на Google Workspace, на първо място, защото това е предпочитаното от самите потребители решение. Организацията има вече частичен опит с Drive и мнозина познават и използват редица приложения на Google посредством личните си gmail.com потребители. Точно заради това те убедено застават зад избора на Google Workspace. Платформата просто работи – надеждно и сигурно, независимо от това колко потребители едновременно работят върху един и същи документ.

„Разбира се, това, че цената на Google Workspace беше по-добра от тази на решението, което ползвахме до момента, също беше определящ фактор.“, споделя Любо. А за Силвина изборът на Google Workspace е продиктуван от една страна от факта, че всички услуги са много добре интегрирани, а от друга – защото могат да разчитат на стабилна облачна услуга, което ги прави спокойни за работния процес.

За разлика от много други организации, в които смяната на основната работна платформа води до стрес у потребителите, в Софияплан с въвеждането на Google Workspace, организацията се връща в нормалния и желан ритъм на работа. Или както казва Силвина: „Потребителите почувстваха облекчение“.

Пътят към облака е по-лесен, когато го извървиш заедно с партньор

За ролята на Солитекс И.Б.С. като партньор по внедряването на Google Workspace в Софияплан и Любо, и Силвина споделят изключителното си задоволство. Солитекс са спечелили тяхното доверие с бързата си и компетентна реакция, с демонстрираното желание да спечелят проекта и с изключително задълбочените си познания, както за продукта, така и за процеса на миграция.
За Любо немаловажен фактор е и че Солитекс са проявили максимална гъвкавост и в процеса на договаряне, отчитайки спецификите на работа на едно общинско предприятие, каквото са Софияплан.

Силвина изтъква това, че всеки път, когато са имали въпрос, са получавали бърз и компетентен отговор. Впечатлена е и от познанията на специалистите от Солитекс, както за платформата, от която мигрират към Google Workspace, така и за самия процес по миграция. Споделя, че техният план за изпълнение на проекта е предвиждал далеч повече дейности, които да трябва да свършат сами, а се оказало, че партньорите им от Солитекс са поели значителна част от работата, дори преди клиентът да поиска това от тях.

Всяка трудна задача става по-лесна, ако има с кого да споделиш отговорностите си

Солитекс и Софияплан – два екипа, обединени за постигането на една обща цел, които доказват, че и най-сложният проект може да бъде успешно внедрен, когато и двете страни си имат доверие и са еднакво мотивирани и отдадени.

Софияплан e общинско предприятие, което отговаря за пространственото и стратегическо планиране на Столичната община.

Солитекс Интелиджънт Бизнес Солюшънс е оторизиран риселър на Google Workspace от 2009 година със стотици успешно въведени проекти за клиенти във всички сфери на бизнеса у нас.

Софияплан e общинско предприятие, което отговаря за пространственото и стратегическо планиране на Столичната община.

България

Използвани функции

Gmail
Calendar
Docs
Drive
Forms
Meet
Chat
Sheets
Slides

Преди малко повече от година организацията избира конкурентно на Google Workspace решение, но след въвеждането му започват и проблемите.

Точно заради това служителите убедено застават зад избора на Google Workspace. Платформата просто работи – надеждно и сигурно, независимо от това колко потребители едновременно работят върху един и същи документ.

А за Силвина изборът на Google Workspace е продиктуван от една страна от факта, че всички услуги са много добре интегрирани, а от друга – защото могат да разчитат на стабилна облачна услуга, което ги прави спокойни за работния процес.

За ролята на Солитекс И.Б.С. като партньор по внедряването на Google Workspace в Софияплан и Любо, и Силвина споделят изключителното си задоволство.