Как Солитекс, партньор на Google, улеснява бизнеса чрез Google Workspace и Drive?

Солитекс е партньор на Google, който предлага решения за бизнеса, базирани на иновативни продукти, като Google Workspace и Drive. В тази статия ще разгледаме 10 основни функции на Google Workspace, които ще ви помогнат да оптимизирате работния си процес и да подобрите продуктивността на вашата компания.

1. Персонализирана фирмена електронна поща чрез Gmail клиента

Google Workspace предоставя възможността да създадете персонализирана фирмена електронна поща към ваш собствен домейн. Това означава, че с помощта на Solitex, в качеството си на Google Partner, може да получите премиум бизнес клас имейл услуга, която е с висока сигурност и под ваш контрол. 

Не е необходимо да инсталирате и поддържате собствен имейл сървър. Можете да добавяте или премахвате потребители на имейл услугата, според нуждите на вашата компания. Всеки потребител на Gmail може да има до 30 алтернативни имейл адреса, така че можете да изпращате имейл до един и същи човек на различни адреси, примерно: p.ivanov@organizationname.com, sales@organizationname.com и info@organizationname.com.

Еднo от допълнителните предимства при използването на Gmail за вашите фирмени имейли е, че потребителите вече са свикнали с използването на Gmail акаунти за лични цели. Така те могат лесно да превключват между личните си и фирмени имейли.

Google Workspace осигурява изключително надеждни сървъри с гарантирано време за работа от 99,9% на вашите фирмени имейли. Системата разполага с интелигентни отговори и водещи в индустрията филтри за спам, които предпазват вашите фирмени имейли от външни заплахи.

2. Съхранение и споделяне на файлове чрез Google Drive

Google Drive е приложението за облачно съхранение файлове и документи на Google, част от Google Workspace. Drive съхранява всичките ви файлове на защитено и сигурно място. Всеки потребител на Google Workspace има достъп до Google Drive, където може да съхранява своите файлове.

Потребителите могат да използват My Drive за съхранение на файлове, които не трябва да се споделят с другите колеги, а Shared Drives за файлове, които трябва да са споделени с всички или само с част от хората в организацията. Чрез Shared Drive, колегите могат да споделят и да сътрудничат върху документи безпроблемно. Ако служител напусне компанията, мениджърът на Shared Drive може да прекрати достъпа му.

В случай че искате да споделите файлове с потребители извън вашия екип, можете да предоставите ръчно достъп и да определите права за четене, коментиране или писане за всеки потребител. Ако случайно собственикът на документа забрави да включи потребител, който има нужда от достъп, той може да поиска разрешение чрез имейл.

Чрез съхранението на всички ваши файлове в облака, никога не трябва да се притеснявате, че ще загубите своята работа. Всички промени във файловете се запазват автоматично, така че може да продължите точно оттам, където сте спрели. С Google Workspace получавате достатъчно място за съхранение, а ако вашите файлове са твърде големи, можете да ъпгрейднете абонаментния си план до Enterprise версията за неограничено съхранение.

3. Работа от всякъде

Google Workspace позволява автоматично синхронизиране на вашите акаунти на различни устройства – компютри, телефони или таблети. Можете да използвате услугата без достъп до интернет. 

С Google Meet и Google Chat можете да организирате виртуални срещи с вашите колеги. Възможността за създаване на екипни календари, ви позволява да организирате срещи и да поддържате графиците на всички в една и съща страница. Можете да използвате приложения за сътрудничество върху документи като Google Docs, Google Sheets и Google Slides, за да редактирате документи, презентации и електронни таблици в реално време, като проследявате промените, направени от другите, с помощта на историята на версиите.

Тъй като промените се извършват мигновено, членовете на екипа могат да сътрудничат по идеи и да стигат до консенсус по-бързо с допълнителни функции за коментиране и предложения.

4. Безпроблемна интеграция с приложения от трети страни

Можете да интегрирате Google Workspace с повече от 750 приложения от трети страни, включително софтуер за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM). Тези инструменти разширяват услугите на Google Workspace и ви позволяват да инкорпорирате бизнес и продажбени инструменти на една управленска платформа. Някои от най-развитите CRM инструменти могат да синхронизират графиците в Google Calendar и да следят местоположението на целевите пазари, използвайки Google Maps.

Безпроблемната интеграция между платформите, осигурява гладко функциониране на вашите бизнес операции. Това ви позволява да се фокусирате върху всички аспекти на вашия бизнес и да прекарате по-малко време за администриране на вашите програми и повече време за разрастване на вашия бизнес.

Някои от приложения на трети страни, които се интегрират без проблеми с Google Workspace, включват: Asana за управление на проекти и процеси, Zoho Invoice за финанси и счетоводство, Freshdesk за обслужване на клиенти и DocuSign за електронно подписване на документи. 

5. Бизнес клас сигурност чрез Endpoint и Admin Console

Управлението на крайни точки ви позволява да контролирате устройствата, които имат достъп до акаунтите на Google Workspace във вашата организация. Например, можете да проверявате използването на приложения, да управлявате настройките за сигурност и да ограничавате достъпа на всяко устройство. Това е много полезно в случай на изгубени или откраднати устройства. Можете да изтриете конфиденциални данни, като защитите вашата компания от външни заплахи.

Google Workspace Admin Console предоставя интуитивен контролен панел, чрез който можете да добавяте или премахвате потребители и групи, да създавате роли и да конфигурирате настройки за сигурност. Например, можете да конфигурирате двустепенни проверки за всеки потребител или да блокирате ненадеждни приложения от достъп до фирмените данни.

6. Архивиране на бизнес данни чрез Google Vault

Google Workspace предлага опция за защита в случай на загуба на данни, повреда на данни или потенциални правни проблеми, които могат да възникнат от спрени акаунти.

Използвайки Google Vault, можете да запазите важни данни за определени или неограничен период от време. Можете да задавате правила за задържане на данни, дори за спрени акаунти и изтрити документи.

Търсенето на данни също е сравнително лесно, използвайки търсачката на Google, съдържанието може да бъде изнесено във формати, подходящи за печат.

7. Създаване на уебсайтове чрез Google Sites

С малко до никакъв опит в програмирането можете бързо да създавате уебсайтове, като просто влачите съдържанието в решетки и шаблони. Можете да го актуализирате и персонализирате според вашите предпочитания и да споделяте и сътрудничите с екипа си, преди да го публикувате в интернет.

Google Sites дава възможност да работите по същия начин както с Google Docs – редактиране в реално време, добавяне на коментари и управление на достъпа на отделните членове на екипа.

8. Продуктивност и идеи, задвижвани от изкуствен интелект

Google Workspace използва Google AI, за да ви помогне да анализирате и да оптимизирате работните процеси. Системата се основава на машинно обучение, обработка на естествен език и разпознаване на изображения, за да автоматизира ръчни задачи и да ви осигури данни за лесно вземане на обосновани бизнес решения.

Например, Google Docs включва автоматичната проверка на граматиката, която анализира структурата на изреченията в реално време, идентифицира грешки и предлага коректни алтернативи.

Smart Compose и Smart Reply също анализират имейлите, предлагат текст, за да завършат изречения и да предлагат бързи отговори на естествен език. Google Sheets също интегрира BigQuery, което ви помага удобно да управлявате, анализирате и тълкувате големи количества данни.

9. Работа с популярни типове офис файлове

С Google Workspace можете лесно да отваряте и редактирате стандартни офис файлови формати. Можете също така да експортирате и споделяте файлове с хора извън вашата организация (които може би не използват Google Workspace). Основните функции на офис пакета включват:

• Google Docs – приложение за обработка на текст, за създаване и редактиране на текстови документи.
• Google Sheets – електронни таблици за визуализация и анализ на данни.
• Google Slides – за създаване на презентации, подобен на PowerPoint

Въпреки че приложенията на Microsoft Office предлагат обширна функционалност, Google Workspace предоставя интуитивен интерфейс, създаден за сътрудничество и лесно използване.

10. Вземане на решения, базирани на данни, чрез Google Sheets

Ценен инструмент за обработка на данни в Google Workspace е Google Sheets. Той предлага гъвкавост при следене, организиране и оценка на фирмените данни.

Това е важно за многофункционални бизнес процеси като финансово счетоводство, управление на проекти, следене на работното време на служителите и създаване на годишни отчети за заинтересованите страни. Google Sheets включва повече от 400 вградени формули и функции, свързани таблици и опции за условно форматиране, за да ви помогне да извършвате статистически анализи и да идентифицирате тенденции във фирмените данни.

Google Sheets предлага и шаблони, които могат да ви помогнат да следите големи количества информация на актуален и персонализиран контролен панел. Шаблоните помагат при автоматизирането на повтарящи се задачи и ръчно въвеждане на данни, използвайки предварително конфигурирани формати и функции.

Няколко примерни шаблона включват извлечение на печалби и загуби, генератор на фактури, управление на запаси, фирмени цели и ключови резултати, маркетингови ключови показатели (KPIs) и декларации за парични потоци. Тези шаблони също могат да се променят, за да отговарят на нуждите на вашия бизнес, ако стандартните полета не са достатъчни.

Оптимизирайте работата си с помощта на Google Workspace

Google Workspace ви предлага последователно потребителско изживяване на различни устройства, лесна съвместна работа в реално време и функционален имейл и офис пакет за вашия бизнес. 

Можете да получите персонализиран и сигурен бизнес имейл, видеосрещи с до 100 участника, 30GB облачно съхранение на потребител, сигурност и контрол на управлението за 5.75 евро без ДДС на потребител на месец.