Как да организираме срещи с Google Календар? (част V)

Надяваме се, че ви хареса поредната порция от съвети от нашата серия.
Продължаваме с още няколко съвета.

Как да планираме срещи с локация в Google Календар?

Иска ми се да знаех за тази функция преди последния път, когато се уговорих за среща на кафе с партньор в центъра на София. Съгласихме се да се срещнем в сладкарници Неделя, но тъй като те имат множеството локации в София, разговорът ни премина в нещо подобно:

–  “Добре, така че нека се срещнем на тази улица…”, казах.

– “О, тази откъм Съдебната палата?” – попита той.

– “Да, тази откъм Съдебната палата, но малко по-нататък по улицата…”, отговорих.

–  “О, искаш да кажеш тази след центъра на кръстовището?” – поясни той.

Как да добавяте места за срещи в календара, за по-лесна организация?

Логистиката на една среща може да се размие без конкретен адрес или предварително определена конферентна зала. За щастие, Google Календар има функция, която ще оправи всичко това. Вместо да се уточняваме с партньора за улици, можех просто да изпратя покана от календара с конкретния адрес, зададен в полето „Къде“. Календарът е интергриран с Google Maps, така че е много лесно да разберете къде е мястото на срещата и как да стигнете до там.

 

Използвайте известия на работния плот

Както вероятно можете да разберете от статиите до сега, аз обичам Google Календар, но има една функция, на която не съм фен.

Ако използвате Google Календар и сте си настроили известяване с изскачащ прозорец, примерно 10 мин. преди събитието, то за да получите това известие, първо календарът ви трябва да е зареден в браузъра и второ, за да видите известието, трябва календарът да ви е “на екрана”. При едно такова положение може да не се види известяването и да пропуснете среща.

За щастие в Google Календар има настройка, която можете да използвате, за да направите така, че да намалите условностите и винаги да виждате известие за предстоящо събитие. Това се постига чрез: „Известия на работния плот“. Преди всяко събитие в долния десен ъгъл на екрана на компютъра ще се появява прозорче, показващо името на събитието и колко време остава до започването му.

Как да използвате тези функция?

За да активирате „Известия на работния плот“ в Google Календар, кликнете върху настройките на календара, като използвате иконата “зъбно колело” в горния десен ъгъл от изгледа на календара. Превъртете надолу до „Настройки на събитията“ и кликнете върху полето „Известия“, както е показано по-долу.

По подразбиране вашите известия ще бъдат зададени като „Сигнали“, което води до предварително предупреждение за всяко събитие (колко по-рано ще го получите, зависи от това как сте настроили известията). Вместо това изберете „Известия на работния плот“.

Променете времето за уведомяване на събитието

В предишния съвет научихте как да виждате известия за предстоящи събития. Но знаете ли, че освен това, можете да зададете колко пъти и колко по-рано да получавате известия за предстоящи събития?

Как да използвате тези функции

По подразбиране Google Календар ще ви уведоми 10 минути преди началото на събитието. За да промените това време за предупреждение за определено събитие, щракнете върху събитието от календара си и изберете иконата “молив”, за да редактирате настройките на събитието.

В подробности за събитието намерете иконата “камбанка” точно под линията за добавяне на местоположение. Задръжте курсора на мишката върху полето „10“ и чрез бутоните за нагоре и надолу променете числото или маркирайте 10 и напишете друго число. Както се вижда от картинката по-долу, освен в минути, можете да укажете на Google Календар да ви напомня часове, дни или седмици предварително.

!!! Максималният срок, който можете да зададете, за предварително известяване е 4 седмици, 28 дни или съответния аналог в часове и минути.

Допълнителен съвет: Вляво от „10“ можете да промените „Известие“ на „Имейл“, ако предпочитате да бъдете информирани за предстоящи срещи по имейл.

Определете предварително интервали за срещи

Някога мислили ли сте да включите “интервали за срещи”, така че другите хора във вашата компания, ако искат да си запазват време за среща с вас, да могат да си изберат интервал? Може би сте консултант на непълно работно време с ограничени часове за резервиране на срещи или искате да ограничите времето, през което вашият екип може да резервира време за среща с вас до определени часове на деня.

Ако някой от горните сценарии резонира с вас, помислете за използването на интервали за срещи в Google Календар.

Интервалите за срещи в Google Календар ви позволяват да “изрежете” конкретно време през деня в календара си и след това да го споделите с избрани хора чрез календара. Когато тези хора кликнат върху връзката, те могат да насрочват срещи с вас в някой от отрязъците време, които сте задали.

Ако получателите на връзката ви намерят време, което харесват, трябва само да го изберат и да резервират частно събитие с вас.

Как да използвате тези функция?

За да настроите интервали за срещи, започнете по същия начин както създавате ново събитие. Когато се появят опциите за събитие, щракнете върху „Интервали за срещи“, намира се в горна част на прозореца. Задайте диапазона от дати, които искате да отворите за срещи, както и колко дълга трябва да бъде всяка среща, чрез опцията “Интервали с продължителност”.

Ако искате повече контрол над срещите си, щракнете върху „Още опции“ и ще бъдете отведени до показания по-долу прозорец. Кликнете върху „Страница за срещи на този календар“ и копирайте връзката, която след това можете да споделите с тези, с които сте готови да уговорите срещи.